Un logiciel pour coach qui rend chaque client accompagné entre deux séances

Comment suivre ses clients en coaching entre deux séances ?

Pour suivre ses clients en coaching, il faut un seul endroit où le programme, les exercices et les échanges se retrouvent. Le vrai travail du coach se passe entre les séances, et c’est justement là que tout se disperse. Les exercices partent par mail, les comptes rendus dorment dans un carnet, les questions arrivent sur WhatsApp à 22 heures. Le client ne sait plus où il en est dans son parcours, et toi non plus.

Le deuxième problème est la perception de valeur. Un client qui ne voit pas la progression se demande ce qu’il paie. Un espace où il retrouve son programme, ses séances passées et ce qui reste à faire rend l’accompagnement tangible.

Organiser une activité de coaching, c’est donc donner à chaque client un espace personnel et à ton nom, où le parcours est visible du premier au dernier rendez-vous.

Si tu es formateur, le même problème se joue à l’échelle d’une promo : un groupe WhatsApp pour la session, des supports par mail, des retours de fin de stage dans un tableur. Un projet par session rassemble tout.

Comment organiser un accompagnement de coaching, séance par séance ?

Pour organiser un accompagnement de coaching, crée un projet par client (ou par groupe, pour une formation) et décline ton programme en étapes. Exemple pour un accompagnement de trois mois :

• Démarrage : formulaire d’onboarding, objectifs, bilan de départ, premier rendez-vous.
• Module 1, Clarifier : séances 1 et 2, exercices de définition des objectifs.
• Module 2, Construire : séances 3 à 5, mise en place des habitudes ou du plan d’action.
• Module 3, Ancrer : séances 6 et 7, bilan intermédiaire, ajustements.
• Bilan final : séance de clôture, synthèse, plan pour la suite.
• Suivi après programme : un point à 1 mois, utile pour proposer la suite.

Que voit le client dans son espace client de coach ?

Dans son espace client, chaque client voit son propre projet, au logo et aux couleurs de ton activité. Il ne voit jamais les notes que tu gardes pour toi.

• Étapes : le programme, avec dates et avancement. Le client voit son parcours d’un coup d’œil (étapes).
• Planning : tes séances apparaissent comme des événements. Le client retrouve la date du prochain rendez-vous (planning).
• Tâches : les exercices entre deux séances (« écrire ta journée idéale », « tenir le carnet d’énergie 7 jours ») avec une échéance. Il est prévenu par e-mail (tâches).
• Fichiers : tes supports, grilles, PDF, enregistrements de séance. Le client y retrouve tout (fichiers).
• Discussion : un canal pour les questions entre les séances, au même endroit que tes conversations WhatsApp reliées au projet (discussion).
• Validation de livrables : un plan d’action, une synthèse ou un support que ton client valide en un clic (validation de livrables).
• Formulaire d’onboarding : questionnaire de départ avec texte, choix, fichier, date. Les réponses arrivent dans le projet (formulaires, onboarding client).

Quels outils et applications brancher à XTablo pour un coach ?

Disponible maintenant. Calendly et Cal.com : tu ajoutes ton lien de prise de rendez-vous dans l’espace client, le client réserve sa prochaine séance sans quitter son espace. XTablo propose aussi un moteur de créneaux intégré si tu préfères tout garder au même endroit. Google Agenda, Apple Calendrier et Outlook : tu t’abonnes à tes événements XTablo par iCal, et tes séances apparaissent dans ton agenda habituel.

Pour tes supports, colle un lien Loom, YouTube ou Vimeo (une vidéo d’explication par exercice), un Google Doc, Sheets ou Slides (un tableau de suivi, une grille d’auto-évaluation) ou un Typeform. Le client les consulte dans son espace. Notion affiche une page publique de ressources dans le projet. Claude et ChatGPT peuvent créer en une demande les étapes et les tâches d’un programme entier.

En bêta. WhatsApp se branche à partir de l’offre Agence : voir le bloc suivant. Sur Freelance, utilise la discussion du projet à la place du groupe WhatsApp.

Comment brancher ton WhatsApp, et y retrouver tes groupes de clients ou de promo ?

Tes clients t’écrivent sur WhatsApp, et tes groupes de clients ou de promo y vivent déjà. Dans les réglages, ouvre « Outils connectés », lis l’avertissement et scanne le QR code avec le téléphone du numéro pro. Ensuite, dans le projet d’un client ou d’une promo, clique sur « Relier une conversation WhatsApp » et choisis la conversation ou le groupe. Les messages arrivent dans la discussion du projet, et ton équipe y répond : texte, photo, fichier ou message vocal.

Ce que tu dois savoir avant : c’est en bêta, à partir de l’offre Agence (pas Freelance), et un projet relie une conversation. XTablo n’envoie jamais rien tout seul. La connexion passe par un prestataire, Unipile, et n’est pas officielle : WhatsApp peut restreindre un numéro relié ainsi, donc relie ton numéro pro. Tu peux débrancher à tout moment, et ce que XTablo en garde est effacé. Détails sur la page WhatsApp.

Le même principe s’applique à Instagram (bêta), depuis la même carte : tu peux relier une conversation ou un groupe Instagram à un projet. XTablo ne publie pas sur Instagram.

Quel logiciel pour un coach sportif, un coach en nutrition, un coach de vie ou un formateur ?

Le même logiciel convient à ces métiers : le socle est le même (projet, étapes, tâches, fichiers, discussion). Voici comment il s’adapte :

• Formateur, sessions de groupe : un projet par promo, les participants invités par lien. Les jours ou modules sont des étapes, les supports vont dans fichiers, le groupe WhatsApp de la promo se relie au projet.
• Qualiopi : si tu prépares un audit, tu retrouves au même endroit, projet par projet, le programme, les supports remis, les comptes rendus et les échanges. XTablo n’est pas un outil d’émargement et ne certifie rien : garde ton outil habituel pour la présence et l’évaluation, ou recueille un questionnaire de fin de session avec un formulaire.
• Coach sportif ou coach en nutrition : un cycle ou un mois devient une étape, chaque séance une tâche avec échéance, les vidéos de mouvement et les photos de suivi vont dans Fichiers. XTablo ne calcule ni charges ni plans nutritionnels.
• Coach de vie et coach bien-être : un parcours en étapes, des exercices en tâches, des supports audio ou vidéo en lien. Ne collecte que ce dont tu as besoin : XTablo n’est pas un dossier médical.
• Coach business : un projet par dirigeant, des livrables (plan d’action, tableau de bord, synthèse) validés en un clic, un lien Google Sheets ou Loom pour les supports, et devis et factures pour proposer l’accompagnement.

Quels outils garder à côté, et comment les combiner ?

XTablo n’est ni une plateforme de visioconférence, ni un outil de paiement de cours, ni un LMS avec quiz notés. Garde Zoom ou Google Meet pour les séances en ligne, Stripe ou ton outil de facturation pour encaisser les accompagnements, et un LMS si tu vends des formations vidéo à grande échelle.

Combine ainsi : ta séance se déroule dans Zoom, le lien de la visio est dans l’événement XTablo. Après la séance, tu déposes le compte rendu et l’enregistrement dans Fichiers, tu crées les tâches d’exercices, et tu coches l’étape. Le client retrouve tout au même endroit et ton mail reste vide.

Pour les devis et factures de tes accompagnements, regarde la page devis et factures avant de décider ce que tu gardes dans ton outil de facturation.

Combien coûte un logiciel pour coach ?

XTablo coûte 49 € HT par mois en offre Freelance (1 utilisateur), qui convient à la plupart des coachs indépendants : tes clients ne paient jamais rien et l’accès à leur espace est gratuit (10 en Freelance, 30 en Agence, illimités en Business). Au-delà de 10 clients, passe à Agence. Passe à Agence (79 € HT, 3 utilisateurs) si tu travailles avec des co-coachs ou un assistant, et pour brancher ton WhatsApp, accéder à Slack et à un domaine personnalisé. Comparatif complet sur la page tarifs.

Le portail s’installe sur le téléphone du client depuis son navigateur, sans passer par l’App Store, ce qui est pratique pour des clients qui consultent leurs exercices en déplacement (app mobile).

À quoi ressemble la semaine type avec un client coaché ?

• Avant la séance : le client a rempli son exercice. Tu ouvres le projet et relis ses réponses et fichiers.
• Séance : tu animes la visio. Tu notes directement les décisions du client.
• Dans l’heure qui suit : tu déposes le compte rendu, tu crées 2 ou 3 tâches avec échéance, et tu avances l’étape du programme.
• Entre les séances : le client pose ses questions dans la discussion, tu réponds dans un créneau fixe (par exemple le mercredi et le vendredi) pour garder ton rythme.
• Veille de la prochaine séance : tu relances dans la discussion si un exercice est resté en attente.

Quelles erreurs éviter quand on suit ses clients avec un logiciel ?

• Laisser WhatsApp et Instagram hors du dossier. Tu mélanges vie privée et pro, et tu perds l’historique. Relie la conversation au projet (offre Agence) ou propose la discussion du projet dès la première séance.
• Trop d’exercices à la fois. Deux ou trois tâches par séance suffisent. Plus, et le client abandonne.
• Un programme différent à chaque fois. Enregistre ton accompagnement comme modèle : tu gagnes une demi-journée par nouveau client (modèles de projet).
• Oublier le formulaire de départ. Il pose le cadre et te fait gagner la première séance.
• Penser qu’XTablo corrige des exercices. Il organise, il ne note pas. Le retour reste le tien.